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コスト削減や業務効率化に貢献!文書管理ソフトの魅力を知ろう

男性

紙ベースの報告書や資料は閲覧も管理も大変です。文書管理ソフトはデータベースとなるため業務がスムーズになります。文書管理ソフトを導入して変わったことについて導入した企業に聞いてみました。

みんなの声

業務効率化と電子捺印でペーパーレス化できました

毎日のように紙の書類を渡されていました。資料を整理する時間も取れずにデスクをスペースが占有されていきました。盆休みや正月休みの前には不要になった書類の廃棄作業に時間も手間も取られ、紙の資料を見るたびにウンザリしていました。ある時、会社で文書管理ルールは決められ、自分の業務用のパソコンに文書管理ソフトが導入されました。担当者から使い方の説明を受けました。また、紙の資料はすべて電子データに置き換えられました。グループウェアに資料がPDFファイルで送信され、それを見ると電子捺印すれば次の担当者のファイルへ転送されるようになりました。机を占有していた紙の資料がなくなり、日常業務の効率も向上しました。資料の分類も電子化で自動で作成されるので負担が減りました。
【40代 男性】

文書の回覧業務が効率化を実現できたことは大きかったです

文書管理ソフトが導入されました。使い方の説明を受け、最初のうちは手間がかかりました。しかし、使い方を覚えるとこんなに便利な物はないと考えるようになりました。資料が分類されることでとても業務の効率が上がりました。特に、紙の資料を回覧として渡されてもじっくり資料を読み込むこともなく、コピーをしても整理もできずに山積みになるばかりでした。そんな状況でしたが、文書管理ソフト導入に伴い文書の回覧も業務用のパソコンにデータとして送信されるようになりました。見たことも電子捺印で完結しますし、その場で読めなくてもデータは分類され捜しやすくなりました。紙の廃棄作業もなくなり、経費削減に繋がりました。最近は本や雑誌も電子データで読むことが増えたので、会社の中の資料も電子データになっていくことは利便性があがり、働きやすさにも繋がりました。
【30代 男性】